Em Gerência de projetos, uma Estrutura Analítica de Projetos (EAP), do Inglês, Work breakdown structure (WBS) é uma ferramenta de decomposição do trabalho do projeto em partes manejáveis. É estrutura em árvore exaustiva, hierárquica (de mais geral para mais específica) de entregáveis (deliverables) e tarefas que precisam ser feitas para completar um projeto.

O objetivo de uma WBS é identificar elementos terminais (os itens reais a serem feitos em um projeto). Assim, a WBS serve como base para a maior parte do planejamento de projeto.

A Work Breakdown Structure é uma ferramenta bastante comum. Várias resoluções de trabalho do governo dos Estados Unidos têm como requerimento uma work breakdown structure.

A WBS não é criada apenas para o gerente do projeto, mas para toda a equipe de execução do projeto.

■ Como construir uma WBS

A WBS deve ser completa, organizada e pequena o suficiente para que o progresso possa ser medido, mas não detalhada o suficiente para se tornar, ela mesma, um obstáculo para a realização do projeto.

Uma boa heurística a seguir é a regra do 8-80: exige-se que um pacote de trabalho ocupe entre 8 e 80 horas de duração. É uma das partes mais importantes no plano do projecto. Ela serve como entrada para o desenvolvimento da agenda, atribuir funções e responsabilidades, gerirem riscos, entre outros.

Um exemplo simples de work breakdown structure para pintar uma sala (orientado a atividades) é:

Preparar materiais

Comprar tinta

Comprar escada

Comprar pincéis / rolos

Comprar removedor de papel de parede

Preparar sala

Remover papel de parede antigo

Remover decorações destacáveis

Cobrir chão com jornais

Cobrir tomadas com fita

Cobrir móveis com lençóis velhos

Pintar a sala

Pintar grandes áreas com rolo

Pintar rodapés com pincel

Limpar a sala

Jogar fora, ou guardar a tinta que sobrou

Limpar pincéis e rolos

Jogar fora jornais

Remover e limpar lençóis

O tamanho da WBS não deve exceder 100-200 elementos terminais (se mais elementos terminais são requeridos, use subprojetos). A WBS deve ter de 3 a 4 níveis de profundidade. Essas sugestões derivam dos seguintes fatos:

• nossa memória de curto prazo é limitada de 5 a 9 itens.
• tendo terminado o tempo de planejamento de um projeto, quanto mais elementos terminais você tem, menos tempo você tem para prestar atenção para cada um deles. Consequentemente, suas estimativas são menos pensadas.
• quanto mais elementos terminais você tem, mais dependências eles têm entre si.

■ Princípios para o projeto de uma WBS

A regra dos 100%

Um dos mais importantes princípios para o projeto de uma WBS é conhecido como a regra dos 100%. O Practice Standard for Work Breakdown Structures (Second Edition), publicado pelo Project Management Institute (PMI) define a regra 100% da forma como se segue:

A Regra 100%... estabelece que a WBS incluem 100% do trabalho definido pelo escopo do projeto e captura todas as entregas – internas, externas, intermediarias – de forma ao trabalho estar completo, incluído o gerenciamento do projeto. A regra dos 100% é um dos mais importantes princípios que guia o desenvolvimento, decomposição e avaliação da WBS. A aplicação desta regra vale para todos os níveis na hierarquia: a soma de todos os trabalhos dos níveis "filhos" de ser igual a 100% do trabalho representado pelo "pai" e a WBS não deve incluir qualquer trabalho que saia do escopo existente do projeto, isto é, ele não pode incluir mais do que 100% do trabalho... É importante lembrar-se que a regra dos 100% também se aplica ao nível de atividades. O trabalho representado pelas atividades de cada pacote deve produzir 100 % do trabalho necessário para completar o trabalho do pacote.

Em outras definições deve-se considerar que a soma do trabalho sendo projetado deve ser 100% compatível com o nível "pai", ou seja, não deve conter trabalho a mais nem a menos do que foi proposto no nível imediatamente acima.

■ Planeje entregas, não planeje ações

Se o projetista da WBS tenta capturar qualquer detalhe orientado a ação na WBS, ele irá incluir ou ações de mais ou de menos. Ações demais ira exceder 100% do escopo do pai e ações de menos irá cair abaixo dos 100% do escopo do pai. A melhor forma de ser aderente a Regra dos 100% é definir os elementos da WBS em termos das entregas ou resultados. Isto também assegura que a WBS não exagere na visão dos métodos, permitindo idéias mais criativas e inovadoras por parte dos participantes do projeto. Para projeto de desenvolvimento de novos produtos, a técnica mais comum para assegurar a orientação para a saída da WBS é o uso de uma estrutura de quebra do produto. Desenvolvimento orientado aspectos utiliza-se de uma técnica similar qual é emprega uma estrutura de decomposição de aspectos. Quando um projeto prove serviços profissionais, uma técnica comum é capturar todas as entregas planejadas para criar uma WBS orientadas a entrega. WBS que subdividem o trabalho em fases do projeto (por exemplo: Fase Projeto Preliminar, Fase projeto Critico) devem assegurar que as fases sejam claramente separadas para uma entrega (por exemplo: um documento de revisão de projeto preliminar, ou um documento aprovação da revisão projeto crítico).

■ Nível de detalhe (granularidade) e elaboração progressiva

Uma questão a ser respondida no projeto de qualquer WBS é quando parar de quebrá-lo em elementos menores. Se os elementos finais da WBS são definidos de forma muito abrangente, não deve ser possível rastrear eficientemente a performance do projeto. Se os elementos finais da WBS são muito detalhados, será ineficiente manter um rastreamento de um número exagerado de elementos terminais, especialmente se o plano de trabalho é para um futuro distante. Um meio termo satisfatório pode ser encontrado no conceito de elaboração progressiva o qual permite que os detalhes da WBS sejam progressivamente refinados antes do trabalho ser iniciado. Uma forma de elaboração progressiva em grandes projetos é chamada de planejamento ondas girante o qual estabelece um planejamento de tempo regular para elaboração progressiva. Na realidade, um limite efetivo da granularidade da WBS pode ser alcançado quando ela não é maior do que é possível para se gerar saídas planejáveis, e os únicos detalhes remanescentes são as ações. A não ser que estas ações possam se definidas para aderir a regra dos 100%, a WBS não pode ser mais subdividida.

■ Esquema codificação WBS

É comum para elementos WBS serem numerados sequencialmente para revelar a estrutura hierárquica. Por exemplo 1.4.2 Pneu Traseiro identifica este item como o 3º elemento da WBS, pois há 3 números separados por ponto decimal. Um esquema de codificação também ajuda os elementos WBS serem reconhecido em qualquer contexto escrito.


Livros

• Carl L. Pritchard. Nuts and Bolts Series 1: How to Build a Work Breakdown Structure. ISBN 1890367125
• Project Management Institute. Project Management Institute Practice Standard for Work Breakdown Structures. ISBN 1880410818
• Gregory T. Haugan. Effective Work Breakdown Structures (The Project Management Essential Library Series). ISBN 1567261353