Identificar as entregas do primeiro e do segundo nível, e então identificar as atividades para os níveis subseqüentes.
Às vezes as pessoas têm dificuldades para iniciar uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto), porque não estão seguras do que colocar no topo, e não sabem como fracionar o trabalho a partir daí. Embora existam muitas maneiras de iniciar uma EAP, no final das contas você quer focalizar nas entregas. Supomos que o nível superior é o projeto em geral (nível 0), o nível seguinte terá que descrever as entregas principais. Depois que as entregas forem descritas, as atividades necessárias para construir as entregas podem ser definidas. O cronograma do projeto é composto por atividades, mas estas devem ser desenvolvidas num contexto para completar as entregas.

■ Existe várias opções para definir uma EAP no nível 1 (abaixo do topo nível 0).

• Pode fazer sentido colocar as entregas principais do projeto diretamente no nível 1, e se necessário, fracioná-las em componentes menores no nível seguinte.
• Outra opção para o nível 1, é descrever as organizações que serão envolvidas, como departamento de vendas, marketing, TI, etc. O nível seguinte deve descrever as entregas que cada organização produzirá.
• Uma terceira opção é observar o nível 1 em termos do ciclo de vida do projeto. Por exemplo, análise, design, construção e testes. Outra vez, se esta for a melhor maneira para observar o nível 1, então, o nível 2 deverá descrever as entregas produzidas em cada estágio do ciclo de vida.

Você percebeu que o nível superior (nível 1) pode iniciar com entregas ou com uma outra maneira de agrupar logicamente as partes principais do projeto. Contudo, se você escolher outra maneira para organizar seu pensamento sobre o projeto, você deverá passar imediatamente para as entregas, e depois para as atividades necessárias para construir as entregas.

■ Utilize estas técnicas adicionais para fracionar as atividades sumárias

Quando uma equipe ta criando uma EAP, normalmente ocorrem algumas duvidas sobre até que nível a estrutura analítica do projeto deve ser fracionada. Por exemplo, quando devemos parar de decompor o trabalho? Quando uma atividade já foi suficientemente fragmentada? Parte da resposta a estas perguntas seria utilizar um critério de limiar para estimar as atividades.

■ Outros pontos a considerar são:

• A atividade deve conter as sub-atividades que são relacionadas e contínuas. Por exemplo, se você tiver uma atividade chamada “Criar a Estratégia de Testes e Treinamento”, esta atividade provavelmente deverá ser fragmentada cada vez mais, pois as Estratégias de Teste e de Treinamento não são necessariamente relacionadas, e não são necessariamente contínuas.
• A atividade deve ser completada por uma pessoa ou por um grupo de pessoas. Se você tiver uma atividade que exija pessoas diferentes para completar as sub-atividades diferentes, então esta atividade deverá ser ainda mais fragmentada em sub-atividades de maneira que uma pessoa ou um grupo de pessoas possa completar toda a atividade e as sub-atividades associadas.
• A atividade deve ser totalmente entendida pelo Gerente do Projeto e pela(s) pessoa(s) que for (em) designada(s) para criar a EAP. Se você tiver uma atividade que não foi compreendida pelas pessoas encarregadas, então ela deverá ser fragmentada ainda mais em sub-atividades para fornecer mais clareza.

Em geral, o trabalho deve ser fragmentado até um nível que possibilite o controle do Gerente do Projeto. Teoricamente, a EAP poderia ser fragmentada até que cada atividade fosse de uma ou duas horas. Obviamente, isto não faz sentido. O membro da equipe designado a esta atividade não necessita do trabalho detalhado a este nível e o gerente do projeto não necessita gerenciar o trabalho a este nível.

■ Fracionar as atividades sumárias em duas ou mais atividades detalhadas

Não faz sentido fracionar uma atividade sumária em apenas uma atividade detalhada. Porque a atividade detalhada representa exatamente o mesmo trabalho que a atividade sumária representa. Se isto ocorrer em sua EAP, você deve executar uma das seguintes atividades:

• Fracione essa atividade detalhada em múltiplas tarefas menores, ou
• Elimine a atividade detalhada e associe o trabalho com a atividade sumária - que se transforma agora em uma atividade detalhada.

■ As atividades detalhadas devem ser escritas em forma de ação

As atividades detalhadas da EAP são transferidas para o diagrama de rede e representam as atividades que devem ser executadas durante a vida do projeto. Por essa razão, é mais fácil se as atividades detalhadas da EAP forem escritas em forma de ação e transferidas diretamente para o diagrama de rede sem a necessidade de alterações. Por exemplo, em vez de colocar uma atividade detalhada da EAP escrita como "Reunião semanal", escreva-a na forma de ação "Agendar uma Reunião Semanal". Em vez de colocar uma atividade detalhada da EAP escrita como "Plano de Testes", escreva-a na forma de ação "Criar um Plano de Testes". Desta maneira, as atividades detalhadas podem ser transferidas para o diagrama de rede com um mínimo de mudanças na escrita.

■ Não coloque exigências na EAP

A EAP é usada para fracionar partes maiores do trabalho em partes menores. Se você colocar uma entrega na EAP, você poderá fracionar esta entrega em atividades que são requeridas para criar a mesma. Não fracione uma entrega em exigências, exigências somente descrevem a entrega, e não pertencem a EAP.

As atividades detalhadas da EAP são as atividades que serão transferidas para o diagrama rede. Declarações tal como, "Necessita de uma interface simples" ou "Deve trabalhar 25 metros abaixo da água", são declarações de exigências. As exigências pertencem ao Plano de gerenciamento das exigências, e não pertencem a EAP.
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