O Diagrama de Gantt é um gráfico usado para ilustrar o avanço das diferentes etapas de um projeto. Os intervalos de tempo representando o início e fim de cada fase aparece como barras coloridas sobre o eixo horizontal do gráfico. Desenvolvido em 1917 pelo engenheiro social Henry Gantt, esse gráfico é utilizado como uma ferramenta de controle de produção. Nele podem ser visualizadas as tarefas de cada membro de uma equipe, bem como o tempo utilizado para cumpri-la. Assim, pode-se analisar o empenho de cada membro no grupo.

 

 

A programação das etapas da manutenção, através dum diagrama de Gantt, é um procedimento comum e necessário para o efetivo controle de execução e de atribuição de recursos.

■ Vantagem

    • Simples entendimento
    • Visualização atrasos
    • Escala tempo definida

■ Desvantagem

    • Inadequado para projetos grandes
    • Dificulta visualização de dependências
    • Fraco acompanhamento de pendências

Conciliação de Recursos Superalocados ou indisponíveis

Após a alocação de recursos, o cálculo da duração do projeto e os inter-relacionamentos entre as atividades são necessários verificar se nenhum recurso está alocado em quantidade superior ao limite máximo disponível para o período.

■ Formas de conciliar os recursos:

    • Substituição do recurso por outro similar
    • Troca da escala de trabalho
    • Realização do trabalho em regime de horas-extras
    • Nivelamento de recursos

Substituição do recurso

Substituir o recurso por outro que possua aproximadamente a mesma qualificação para realizar o trabalho e que esteja disponível no período.

■ Vantagens

    • Não altera os custos do projeto
    • O recurso que irá substituir normalmente está disponível

■ Desvantagens

    • As pessoas são diferentes, logo sua produtividade também
    • Se o substituto fosse o ideal, já teria sido escolhido naturalmente pelo projeto como primeira opção

Troca de escala de trabalho

Fazer com que o recurso superalocado trabalhe em uma jornada maior durante o período problemático e folgue posteriormente.

■ Vantagens

    • Custo adicional zero
    • Não existe troca de recurso, garantindo a produtividade e eficiência do processo

■ Desvantagens

    • Dificuldades legais quanto aos direitos do trabalhador
    • Cansaço e perda de produtividade em escalas de trabalhos longas

Regime de trabalho em horas-extras

Fazer com que o recurso superalocado trabalhe em regime de horas-extras durante o período em que está superalocado, sendo remunerado de forma diferenciada.

■ Vantagens

    • Não existe troca de recurso, garantindo a produtividade e eficiência do processo
    • Relação trabalhista legalizada

■ Desvantagens

    • Custo adicional elevado do projeto
    • Vício do empregado na realização de trabalho em horas-extras
    • Cansaço e perda de produtividade em escalas de trabalhos longas

Nivelamento de recursos

Formam mais comum de se resolverem os problemas que envolvem alocação de recursos. Consiste em atrasar as atividades segundo critérios de prioridade, restrições ou duração previamente determinados, de modo a retirar o sincronismo que possa existir entre as atividades que possuem recursos superalocado.

■ Vantagens

    • Não onera o custo direto do projeto
    • Não existe troca de recursos
    • Não há perda de produtividade em longas jornadas

■ Desvantagens

    • Requer técnica especializada de programação
    • Normalmente atrasa os projetos

Conclusão

Não existe uma estratégia pré-determinada como correta para se conciliares os recursos. Cada caso deve ser estudado isoladamente. Em projetos complexos a análise correta da melhor técnica de conciliação de recursos pressupõe o uso de praticamente todas as estratégias.

Calcular Custos de cada atividade e Custo Total do projeto

Custo pode ser definido como a quantidade de capital necessária para realizar uma atividade ou um projeto.

■ Existem duas formas de se atribuírem custos a um recurso, que são:

    • Custo por empreitada: utilizado para recursos que irão cobrar por determinado trabalho, independente do tempo que se utilize para fazê-lo;
    • Custo variável por hora trabalhada: é atribuído a recursos que irão ser remunerados por hora trabalhada, devendo inclusive, incluir os custos decorrentes de horas-extras.

Custos Fixos

São custos provenientes da infra-estrutura administrativa e de staff do projeto. Todo funcionário de supervisão, da administração, bem como todos os custos de instalações físicas do projeto precisam ser incluídos no custo do projeto.

Estimativa de Custos por pacotes de trabalho

Neste caso utilizamos o WBS (EDT) para estimativa de custos das fases do projeto e até de todo o projeto. O custo da fase (grupo de tarefas) é a soma dos custos das atividades a ela pertencente. O custo total do projeto é a soma dos custos das fases.

Fluxo de Caixa

Outra forma de se analisarem os custos do projeto é através do fluxo de caixa ou fluxo de desembolso. Nele são associados os custos de cada atividade ao cronograma do projeto permitindo que se analise o desembolso médio de cada atividade do projeto.

Criar relatórios finais do Plano Operacional

Depois de terem sido concluídos os cálculos de custos do projeto são necessários que os relatórios, diagramas e gráficos do Plano Operacional sejam confeccionados. Os relatórios mais importantes são:

    • Rede PERT/COM incluindo caminho crítico;
    • Diagrama de Gantt
    • WBS – Work Breakdown Struture (EDT)
    • Listas das principais fases;
    • Listas das atividades críticas;
    • Fluxo de caixa do projeto e curvas de gastos acumuladas;
    • Lista de recursos por atividade.

A maioria dos softwares utilizados para o gerenciamento de projetos já possuem esses relatórios pré-configurados e vários outros relatórios específicos.